Combien coute un logiciel de gestion hôtelière ? Comment bien choisir un logiciel pour les hôtels et restaurants ? Voici les questions auxquelles nous allons tenter de répondre pour vous aider à choisir le meilleur système d’exploitation hôtelier, également appelé PMS (Product Management System).
En guise de préambule, nous insistons sur le fait qu’il est important de privilégier une solution intuitive, modulaire, évolutive, et bien adaptée aux besoins de son établissement. Et bien entendu comparer le prix de chaque logiciel hôtelier, ainsi que son coût annuel.
Il faut notamment être attentif aux fonctionnalités en front-office et back-office : réservation en ligne, gestion des évènements, yield management…
Choisir de préférence un logiciel de gestion hôtelière haut de gamme permet non seulement une familiarisation rapide et une manipulation sans formation, mais garantit également facilité d’usage des équipes de l’hôtel, car ceux qui n’ont plus à se soucier de l’administration ont plus de temps à consacrer à leurs clients.
Assistance
Une assistance 24h/24 et 7j/7 est un gage de qualité pour les entreprises qui commercialisent des logiciels à destination des professionnels de l’hôtellerie et la restauration. Une hotline dédiée (et si possible non offshore) est un véritable plus pour les hôteliers restaurateurs.
Réservation
Les problèmes tels que la mauvaise gestion des chambres ou les difficultés de planification appartiennent au passé. La disponibilité est visible d’un coup d’œil et toute anomalie peut être identifiée et traitée en temps réel. Il est possible de réserver non seulement à la journée, mais aussi à l’heure. Les offres, les réservations d’options et les réservations définitives peuvent être identifiées en un coup d’œil. Les tarifs sont très faciles à créer et à gérer, que ce soit pour des nuitées simples jusqu’à des séjours complets avec séminaire.
Grâce à cette structure simple, le logiciel vous montre immédiatement les services réservés et vous aide à mieux les planifier via un tableau de bord. Une caractéristique importante pour la réservation de groupe est que les chambres à réserver individuellement peuvent être saisies directement dans le plan de réservation avec différentes heures d’arrivée et de départ sans devoir les modifier à nouveau. De cette façon, vous évitez les erreurs, même avec de plus grands groupes avec des demandes de réservation spéciales.
- Paiement en ligne & facturation
- Réservation multi devises & multi langues
- Réservations de catégories
- Check-in
- Listes d’enregistrement de départ & listes internes
- Horaires d’arrivée et de départ flexibles
- Réservations simples pour les groupes
- Changement facile des prix et des ajustements de prix
- Formulaires d’inscription automatique
- Établissement de statistiques sur l’hébergement
- Ajout facile des articles et inventaire à la réservation, à la chambre ou à l’invité.
- Affectation des clients
- Check-out
Conférences & séminaires
Avec un module spécifique, tous les processus et locations sont simplifiés, des fêtes de famille aux conférences d’entreprise complexes. De l’offre à la commande en passant par le calcul. Les salles de conférence peuvent être louées ainsi que meublées et préparées de façon précise.
Ainsi, tous les employés savent toujours à quelle heure ce qui doit être préparé et fait. L’ajout simple de la réservation de services permet une planification parfaite de l’événement.
- Réservation rapide de la salle de conférence
- Aperçu des offres écrites
- Commandes et factures
- Planification précise d’une conférence ou d’une réunion à l’aide de points d’horaire
- Gestion intégrée des stocks
- Création rapide d’une conférence à l’aide d’un assistant
- Demandes spécifiques & options
- Ventes additionnelles
Gestion de clientèle
Toutes les informations client peuvent être saisies dans un masque unique. Même des adresses de facturation différentes et des interlocuteurs différents ne posent aucun problème. Des champs spécifiques individuels peuvent être facilement créés et assignés au client.
Les fichiers complets concernant le client peuvent être stockés dans la base de données et peuvent être consultés et récupérés à tout moment par tous les employés, au sein d’un logiciel CRM. Des conditions de paiement spéciales convenues avec le client peuvent être créées et attribuées et les coordonnées bancaires concernées peuvent également être stockées en toute sécurité.
- Champs supplémentaires flexibles
- Affectation de mots-clés au client
- Mise en relation d’invités pour des entreprises par exemple
- Créer des personnes de contact
- Possibilité d’enregistrer différentes adresses de facturation
- Programme de fidélité & parrainage
- Coffrets & cartes cadeau
- Newsletter & offres spéciales
- Envoi des courriers par mails
- Relances automatiques
- Calcul des frais d’annulation
Gestion de l’entreprise
Les évaluations vous donnent à tout moment un aperçu rapide de votre lieu d’hébergement, de la fermeture quotidienne à la liste des prestataires externes, en passant par les rapports de gestion et de vente. Un concepteur de formulaires flexible rend toutes les listes facilement adaptables à vos besoins. Il est possible de créer et d’imprimer à la fois des déclarations et des prévisions du chiffre d’affaires.
Les listes de services vous offrent à tout moment une vue d’ensemble des services qui sont réservés à tel ou tel jour et vous aident ainsi à planifier vos heures de travail plus efficacement.
Gestion RH
Dans la partie gestion des ressources humaines du logiciel, toutes les communications entre les services de votre hôtel peuvent être affichées. Grâce au calendrier des groupes d’organisation et aux listes de tâches, chaque employé sait ce qu’il doit prendre en compte pendant la journée.
Un système de messagerie intégré permet une coordination exacte de toutes les informations sur un sujet spécifique. Les messages peuvent être envoyés à un salarié en particulier ainsi qu’à des groupes organisationnels entiers.
- Planning des salariés
- Planning hébergement
- Planning restauration
- Ménage et maintenance
- Conciergerie
Gestion des stocks & inventaire
Vous ne pouvez plus surlouer, par exemple des places de parking ou l’inventaire d’une conférence. Les vélos et autres objets empruntés peuvent également être réservés simplement lors d’une réservation ou d’un séminaire et peuvent être comptabilisés exactement à la fin. Pour chaque objet d’inventaire, des fichiers et des images peuvent être déposés.
La perte des certificats de garantie ou des modes d’emploi appartient au passé. Et grâce à la structure de prix simple, même les nouveaux employés ne peuvent jamais choisir le mauvais prix. De plus, de cette façon, les coûts ne sont plus un problème pour la facturation de certains articles de location.
Votre logiciel PMS est un outil de conquête essentiel qui participe à la transformation digitale de votre établissement.
